En resumen
- Necesitas un sistema cuando el Excel ya no cuadra, vendes por varios canales o se te agotan productos sin darte cuenta.
- Para empezar: Loyverse es gratis si vendes en caja; Sortly y Zoho Inventory tienen planes gratis limitados.
- Con factura electrónica incluida: Alegra Panamá, desde $48.15 al mes con ITBMS.
- Para una empresa con varias áreas: Odoo, desde $7.25 por usuario al mes el primer año pagando anual.
- Square y Shopify Payments no están disponibles en Panamá.
Señales de que el Excel ya no te alcanza
- Tienes tres versiones del mismo archivo y nadie sabe cuál es la buena.
- Vendes algo que ya no tenías, o te enteras de que algo se acabó cuando el cliente lo pide.
- El conteo físico nunca cuadra con lo que dice la hoja.
- Vendes en la tienda, por WhatsApp y en línea, y cada canal descuenta por su lado.
- Armar un pedido a proveedores te toma una tarde.
Esto le pasa a negocios de todo tamaño. En Estados Unidos, la Federación Nacional de Minoristas (NRF) midió que las pérdidas de inventario llegaron a 1.6 % de las ventas en 2022, y la consultora IHL Group calcula que los productos agotados le costaron al comercio mundial cerca de $1.2 billones en 2025.
Qué debe hacer un sistema de inventario
- Existencias en tiempo real por producto y, si tienes más de un local, por bodega.
- Entradas y salidas registradas: compras, ventas, devoluciones, mermas.
- Alertas de mínimo para saber cuándo pedir.
- Costo y precio de cada producto, con ITBMS.
- Códigos de barra o SKU para no escribir a mano.
- Reportes: lo que más se vende, lo que no se mueve, el valor del inventario.
- Conexión con la venta: caja, tienda en línea, cotizaciones.
Las opciones y lo que cuestan
| Herramienta | Precio publicado | Le conviene a |
|---|---|---|
| Excel o Google Sheets | Gratis | Pocos productos y una sola persona |
| Loyverse | Punto de venta e inventario básico gratis. Inventario avanzado: $25 por tienda al mes | Tiendas, cafés y minisúpers que venden en caja |
| Sortly | Gratis hasta 100 artículos. Planes pagos desde $24 al mes el primer año | Bodegas, herramientas y equipos sin venta en caja |
| Zoho Inventory | Gratis hasta 50 pedidos al mes. Standard $29 al mes, Professional $79 (pago anual) | Negocios que venden en línea y por mayor |
| Alegra Panamá | Emprendedor $48.15 al mes, Pyme $73.83, Pro $95.23, Plus $133.75, con ITBMS y factura electrónica incluida | Negocios que necesitan facturar e inventariar en el mismo lugar |
| Odoo | Una app gratis. Standard $7.25 por usuario al mes pagando el año ($8.95 mes a mes) con todas las apps | Empresas con varias áreas: ventas, compras, inventario, contabilidad |
| Sistema a la medida | Se cotiza según el alcance | Procesos propios o conexiones que ningún sistema listo hace |
Algunas precisiones:
- Los precios de Odoo que muestra su página son de promoción para el primer año; los precios regulares que aparecen tachados son más altos.
- Alegra limita las bodegas según el plan: una en Emprendedor y Pyme, tres en Pro y cinco en Plus.
- Square no procesa pagos en Panamá, y Shopify Payments tampoco está disponible aquí, así que su punto de venta necesita otro procesador.
Inventario y factura electrónica
Si además de controlar existencias tienes que facturar, revisa cómo emite el sistema la factura electrónica de la DGI. Alegra la incluye en todos sus planes. Odoo necesita un módulo de terceros y un proveedor autorizado (PAC). Si tus ingresos son de hasta B/.36,000 al año, la DGI ofrece un Facturador Gratuito, pero no se conecta con ningún sistema de inventario. Lo explicamos en ¿Cuánto cuesta un software a medida en Panamá?.
Códigos de barra en Panamá
Para usar códigos de barra solo dentro de tu negocio, cualquier sistema te deja crear e imprimir los tuyos. Si vas a vender a supermercados o cadenas, ellos piden códigos GS1, que en Panamá se solicitan a GS1 Panamá por su página o su WhatsApp. GS1 Panamá no publica sus tarifas.
Cómo pasar del Excel al sistema sin perder datos
- Limpia la lista de productos: un nombre por producto, sin duplicados, con su código y su unidad de venta.
- Haz un conteo físico el día del cambio y usa ese número como punto de partida.
- Carga los productos desde un archivo; casi todos los sistemas importan desde Excel o CSV.
- Define quién registra qué: quién recibe mercancía, quién ajusta mermas.
- Trabaja dos semanas con los dos métodos y compara antes de dejar el Excel.
Cuándo conviene uno a la medida
- Vendes por varios canales (tienda, WhatsApp, página web, mayoristas) y quieres un solo inventario que descuente todo.
- Tus clientes arman pedidos o cotizaciones y el precio sale del inventario.
- Manejas precios por cliente, por volumen o por unidad de venta (caja, paquete, unidad).
- Ya usas Odoo u otro sistema y necesitas conectarlo con tu página o tu WhatsApp.
Cómo te puede ayudar Catalyx Studio
En Catalyx Studio (Ciudad de Panamá) hacemos sistemas de inventario a la medida y conexiones con los que ya usas. Para Abastra, una distribuidora en República Dominicana con su inventario en Odoo, construimos el catálogo en línea con los precios de ese inventario, el sistema donde el equipo recibe cada pedido como cotización y un asistente de WhatsApp que consulta existencias y arma cotizaciones. Puedes ver el caso de Abastra.
Si un sistema listo te sirve, te lo decimos en el diagnóstico gratis de 30 minutos. Si no, te cotizamos el desarrollo por etapas. Agenda tu diagnóstico.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor sistema de inventario gratis?
Si vendes en caja, Loyverse tiene punto de venta e inventario básico gratis. Sortly es gratis hasta 100 artículos y Zoho Inventory hasta 50 pedidos al mes. Odoo permite usar una sola app gratis con usuarios ilimitados.
¿Qué sistema de inventario emite factura electrónica en Panamá?
Alegra Panamá incluye la factura electrónica en todos sus planes. Odoo la emite con un módulo de terceros y un proveedor autorizado (PAC). Un sistema a la medida puede conectarse con un PAC.
¿Cuánto cuesta Odoo en Panamá?
Odoo cobra en dólares: una app es gratis, el plan Standard cuesta $7.25 por usuario al mes pagando el año y el Custom $13.40. Son precios de promoción del primer año. La factura electrónica de Panamá requiere un módulo y un PAC aparte.
¿Cómo consigo códigos de barra para mis productos?
Para uso interno puedes crear los tuyos en tu sistema. Para vender en supermercados o cadenas necesitas códigos GS1, que se solicitan a GS1 Panamá.
¿Puedo conectar mi inventario con mi tienda en línea?
Sí. Zoho Inventory y Odoo se conectan con algunas plataformas de tiendas, y un desarrollo a la medida puede conectar tu inventario con tu página, tus cotizaciones y tu WhatsApp para que todo descuente del mismo lugar.
Fuentes
Precios consultados en octubre de 2026. Pueden cambiar; confírmalos con cada proveedor.
- Loyverse: precios
- Sortly: precios
- Zoho Inventory: precios
- Alegra Panamá: precios
- Odoo: precios
- Square: países donde procesa pagos
- Shopify: países con Shopify Payments
- GS1 Panamá
- DGI: Facturador Gratuito
- NRF: National Retail Security Survey (EE. UU.)
- IHL Group: distorsión de inventario en el comercio, 2025