Catalyx Studio, estudio de software en Ciudad de Panamá con clientes en Panamá, República Dominicana y Estados Unidos, programó el asistente de WhatsApp de Abastra, que consulta su inventario en Odoo y envía cotizaciones en PDF por el chat. La automatización de WhatsApp cuesta desde $100 USD al mes.
¿Cuándo te conviene automatizar WhatsApp?
En Panamá casi todo negocio vende por WhatsApp. El problema llega cuando los mensajes crecen: las mismas preguntas todo el día, clientes que escriben de noche y nadie les contesta, y cotizaciones que alguien arma a mano copiando precios de una lista.
Un asistente de WhatsApp tiene sentido cuando:
- Contestas muchas veces lo mismo: precios, horarios, ubicación, formas de pago o si tienes un producto.
- Te escriben fuera de horario y pierdes clientes que no quieren esperar.
- Varias personas atienden el mismo número y nadie sabe quién respondió qué.
- Armas cotizaciones a mano y tu catálogo ya vive en un sistema o en una hoja de cálculo.
Si recibes pocos mensajes al día, puede bastarte WhatsApp Business con respuestas rápidas, que es gratis. En el diagnóstico te lo decimos con honestidad. Si todavía estás decidiendo si te hace falta una página web, lee ¿página web o solo Instagram y WhatsApp?
Qué hace el asistente de WhatsApp
Cada asistente se programa para tu negocio. Estas son las funciones que ya construimos y que activamos según lo que necesites:
Responde con tus datos reales
- Contesta tus preguntas frecuentes, horarios y datos de contacto, con la información que tú le das.
- Entiende mensajes escritos con las palabras del cliente, no solo opciones numeradas.
- Está instruido para no inventar precios, horarios ni productos: si no tiene el dato, lo dice y ofrece pasarte con una persona.
Consulta tu catálogo y arma cotizaciones
- Busca productos por nombre o código en tu inventario y responde precio y disponibilidad.
- Agrega productos a una cotización y le muestra al cliente el subtotal.
- Al confirmar, genera la cotización en PDF y la envía por el mismo chat.
Agenda citas
- Para negocios de servicios: muestra los horarios libres y reserva, cambia o cancela la cita.
- Se conecta con Google Calendar.
Te pasa la conversación cuando hace falta
- Tú defines las palabras que llevan la conversación a una persona, como “asesor” o “reclamo”.
- Tu equipo ve todas las conversaciones en un panel web y puede contestar desde ahí.
- Cuando alguien de tu equipo responde, el asistente deja de contestar en esa conversación.
Hoy el asistente responde mensajes de texto y botones. Las notas de voz quedan guardadas en la conversación para que tu equipo las escuche.
Caso real: el WhatsApp de Abastra
Abastra es una distribuidora de desechables, papel y productos de limpieza en Santo Domingo, República Dominicana. Para ellos construimos el sitio con catálogo y carrito, y el sistema interno donde el equipo confirma cada pedido. Su inventario vive en Odoo.
Para su WhatsApp programamos un asistente conectado a ese mismo inventario:
- El cliente pregunta por un producto con sus propias palabras.
- El asistente lo busca en el inventario y responde el precio por unidad de venta, con el ITBIS aparte, y la disponibilidad.
- El cliente pide agregarlo a su cotización y el asistente le muestra el subtotal.
- Al confirmar, el asistente le pide su nombre, genera la cotización en PDF y se la envía por el chat.
- La cotización queda en el sistema interno junto a la conversación, y un ejecutivo de Abastra sigue desde ahí.
Si el cliente pide un artículo de “precio por solicitud”, el asistente no confirma la cotización: le avisa que un ejecutivo le confirma el precio. Los precios salen siempre del inventario, nunca de lo que escriba el cliente.
Puedes ver el resto del proyecto en el caso de Abastra.
Bot de menú o asistente con IA
| Aspecto | Bot de menú (opciones numeradas) | Asistente con IA conectado a tus datos |
|---|---|---|
| Cómo entiende al cliente | El cliente elige 1, 2 o 3 | El cliente escribe como habla |
| De dónde salen los precios | Los que copias a mano en el bot | De tu inventario o de la información que cargas |
| Cotizaciones | Las armas tú después | Las arma y las envía en PDF por el chat |
| Cuando no sabe algo | Repite el menú | Lo dice y te pasa la conversación |
Un bot de menú sigue siendo buena opción si solo necesitas dar horarios y ubicación. El asistente con IA conviene cuando las preguntas cambian mucho o cuando quieres que cotice con tus precios.
Qué necesitas para empezar
- Un número de WhatsApp para el negocio y una cuenta de Meta Business. En el diagnóstico revisamos tu número y te explicamos qué pasos pide Meta para conectarlo.
- Tu información: preguntas frecuentes, horarios, precios, o el sistema donde llevas el inventario o la agenda.
- Decidir cuándo debe contestar una persona de tu equipo.
Meta cobra algunos mensajes según su propia tarifa, aparte de nuestro trabajo. Te lo detallamos en la propuesta para que sepas cuánto vas a pagar.
Cómo trabajamos: 4 pasos
- Diagnóstico gratis de 30 minutos. Por Google Meet revisamos cómo atiendes hoy por WhatsApp, qué preguntas recibes y qué sistemas usas. Después te enviamos una propuesta por escrito con el alcance, las etapas y el precio.
- Configuración. Cargamos tu información, conectamos tu inventario o tu agenda y definimos cuándo pasa la conversación a una persona.
- Pruebas con tu equipo. Antes de abrirlo a tus clientes, tu equipo le escribe y nos pide los ajustes.
- Lanzamiento y soporte. Lo conectamos a tu número y seguimos disponibles por WhatsApp para ajustes.
El asistente se puede sumar a tu página web, a una tienda en línea con Yappy o a un sistema a medida, o funcionar solo. Todo lo que hacemos está en la página principal de Catalyx Studio.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta automatizar WhatsApp en Panamá?
Desde $100 USD al mes. El precio final depende de cada negocio: lo definimos después de un diagnóstico gratis de 30 minutos por Google Meet y te enviamos la propuesta por escrito. Lo que más mueve el costo es qué tiene que hacer el asistente (solo contestar preguntas frecuentes, consultar tu inventario y armar cotizaciones en PDF, o agendar citas en Google Calendar), con qué sistema hay que conectarlo y cuándo debe pasarle la conversación a tu equipo. Aparte de nuestro trabajo, Meta cobra algunos mensajes según su propia tarifa, y te lo detallamos en la propuesta.
¿El asistente puede inventar precios?
Está instruido para no hacerlo. Responde con la información que tú cargas y con lo que devuelve tu inventario. Si no tiene el dato, lo dice y ofrece pasarte con una persona. En las cotizaciones, los precios salen siempre del sistema.
¿Puedo contestar yo cuando quiera?
Sí. Tu equipo ve todas las conversaciones en un panel web y puede responder desde ahí. Cuando alguien de tu equipo contesta, el asistente deja de responder en esa conversación hasta que se la devuelvas.
¿Funciona con mi número actual?
Trabajamos con la API oficial de WhatsApp Business de Meta. En el diagnóstico revisamos tu número y te explicamos qué pasos pide Meta para conectarlo.
¿Entiende notas de voz?
Hoy responde mensajes de texto y botones. Las notas de voz quedan guardadas en la conversación para que tu equipo las escuche y conteste.
¿Trabajan con negocios fuera de Panamá?
Sí. Trabajamos 100% remoto por Google Meet y WhatsApp. El asistente de Abastra, por ejemplo, es para una distribuidora en República Dominicana.